En el Perú, el formalismo exigido por la Administración Tributaria es muy alto, por lo que es muy común que SUNAT en un procedimiento de fiscalización realice reparos que no necesariamente son conceptuales, sino que –la mayoría de estos– se sustentan en deficiencias u omisiones en los documentos que los contribuyentes cuentan al momento de ser fiscalizados.

Por ello, es importante que los contribuyentes conozcan, principalmente, cuáles son estos documentos; que estos se elaboren conforme a las distintas operaciones que generen obligaciones fiscales y se eviten o minimicen las contingencias tributarias.

Al respecto, existen dos tipos de documentación soporte de obligaciones tributarias:

I. Los documentos que son imprescindibles a presentar en una fiscalización de Sunat

Estos documentos están expresamente regulados por las normas tributarias para poder sustentar gastos y/o incrementos patrimoniales. La norma tributaria contiene disposiciones específicas con relación a documentos puntuales que resultan indispensables para sustentar ciertos gastos u operaciones con contenido tributario. Entre estos, se encuentran:

1. Los comprobantes de pago

   Los comprobantes de pago (facturas, boleteras de venta, recibos por honorarios) se emiten en los casos de transferencia de bienes o prestación de servicios a título oneroso o gratuito y el artículo 44°, inciso j), de la Ley del Impuesto a la Renta (“LIR”) señala que no se acepta la deducción de gastos cuya documentación sustentatoria no cumpla con los requisitos y características mínimas establecidas en el Reglamento de Comprobantes de Pago. Es así que la regla general para sustentar el gasto es que se debe contar con un documento que califique como comprobante de pago en los casos aplicables.

   En muchas ocasiones los contribuyentes se exceden solicitando comprobantes de pago por todo tipo de gastos ignorando lo desarrollado líneas arriba, por lo que es importante contar con uno solamente en los casos de transferencias de bienes o prestación de servicios, no en casos de indemnizaciones, penalidades, licencias, tasas judiciales, etc.

   No obstante, esta regla no se aplica cuando, de conformidad con el artículo 37° de la LIR, se puede sustentar el gasto con otros documentos. Por ejemplo, el gasto por movilidad se puede sustentar con una planilla de movilidad o el gasto por remuneraciones se sustentará con la planilla de sueldos, boletas de pago a los trabajadores, entre otros.

   Ahora bien, ¿qué sucede cuando el comprobante de pago es emitido con posterioridad al momento en que se devenga el gasto? Por un lado, en el Informe No. 005-2017-SUNAT/2B0000, SUNAT señala que son deducibles los gastos conocidos y devengados en el ejercicio, aun cuando los comprobantes de pago sean emitidos y/o entregados después del cierre del ejercicio, pero hasta la fecha de presentación de la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta. Con posterioridad a ello, si se recibe el comprobante de pago, se puede presentar una Declaración rectificatoria con el fin de incluir el gasto en el cálculo del Impuesto.

   Sin embargo, en la Casación No. 2391-2015-Lima se indica que son deducibles los gastos devengados en el ejercicio, incluso cuando los comprobantes de pago fueran emitidos de forma posterior a la fecha de presentación de la Declaración Jurada Anual. Es decir, el comprobante se puede emitir en cualquier momento, incluso después de la presentación de la Declaración anual en la medida que se presente en un procedimiento de fiscalización.

2. Contabilización

   Por lo general no es necesario que para efectos tributarios, los gastos se encuentren contabilizados. Sin embargo, existen 02 excepciones: (i) tratándose de bienes distintos a los edificios y construcciones, la depreciación aceptada será aquella que se encuentre contabilizada dentro del ejercicio gravable, siempre que no exceda el porcentaje máximo establecido. En este caso, si no se presenta la contabilidad como medio de prueba, se reparará el gasto por depreciación; y (ii) en la provisión por incobrabilidad, para que el gasto sea aceptado se requiere que, al cierre de cada ejercicio, se discrimine la provisión dentro del Libro de Inventarios y Balances detallando cada deudor e importes.

3. Fe notarial

   Existen dos casos. El primer caso es el de los desmedros. La noma acepta la deducción, siempre que la destrucción de la mercancía se efectúe ante el Notario Público y se comunique a SUNAT con, por lo menos, 02 días hábiles anteriores a la fecha en que se llevará a cabo la destrucción. Excepcionalmente, cuando el costo de las existencias a destruir, sumado al costo de las existencias destruidas con anterioridad en el mismo ejercicio, sea de hasta de 10 UIT, SUNAT aceptará como prueba un informe.

   El segundo caso se manifiesta en la deducción de gastos por premios, en dinero o especie que realicen los contribuyentes con el fin de promocionar o colocar en el mercado sus productos o servicios (siempre que los premios se ofrezcan con carácter general a los consumidores, por ejemplo el sorteo de una camioneta, de un departamento, etc). Al respecto, se requiere que el sorteo se efectúe ante notario público y se cumplan las normas legales vigentes. No se incluye a los bienes promocionales.

4. Los contratos

   La norma tributaria no establece, en forma expresa, la obligación de contar con contratos para la deducibilidad de un gasto. Sin embargo, existen algunos supuestos en los cuales es indispensable para sustentarlo, como es el caso de los gastos por servicios de luz, telefonía o agua.

   Cuando el comprobante de pago es emitido a nombre del propietario arrendador (y no del arrendatario que utiliza el bien, que realiza el consumo de esos servicios públicos), se podrán deducir los gastos en la medida que el contrato se encuentre legalizado ante notario público y se establezca que los gastos de servicios públicos son de cuenta del arrendatario.

   No está contemplado en ningún artículo de la LIR que todos los contratos se legalicen como en algunas oportunidades lo exige la Administración Tributaria. Sin embargo en los casos de sustento de incrementos patrimoniales no justificados, los contratos de mutuo solamente se consideran como medio de prueba si tienen firma legalizada ante notario público (es decir cuenta con fecha cierta).

5. Informes

   Para los casos de mermas anormales se debe contar con un Informe Técnico de Mermas que cuente con la metodología utilizada en la validación del porcentaje de merma, así como la explicación del proceso de producción, firmado por un profesional independiente, colegiado y competente.

   También se debe emitir un Informe en los casos de obsolescencia o baja por desuso de bienes del activo fijo en el que conste la descripción de la situación firmada por un profesional competente y colegiado.